Tin tức
Chia sẻ.

09.06.2021

CHECKLIST PHẢI NẰM LÒNG TRƯỚC KHI BẮT ĐẦU SỰ KIỆN ẢO

Sau hơn một năm ứng phó với sự thay đổi, mức độ phát triển của các sự kiện ảo đang dần được khẳng định. Người lập kế hoạch sự kiện đã có thể tổ chức đủ loại hình thức từ buổi phát trực tiếp, hội thảo trực tuyến đến sự kiện ảo một cách bài bản.

Sau đây danh sách cần kiểm tra nếu muốn có một sự kiện như mong đợi và giải quyết kịp thời những vẫn đề có thể phát sinh trong sự kiện.

1. Chọn 1 nền tảng sự kiện ảo thích hợp

Xác định loại sự kiện của bạn trước tiên. Đó có thể sự kiện kết hợp với trải nghiệm trực tiếp hoặc một buổi phát trực tiếp với mục tiêu tiếp cận nhiều đối tượng hơn.

Dựa trên loại sự kiện để quyết định nội dung bạn cần cung cấp để tạo một sự kiện hấp dẫn. Với đa dạng nội dung như các bài thuyết trình trực quan, buổi biểu diễn nghệ thuật, các phiên Hỏi và Đáp hoặc các phiên theo nhóm nhỏ cho người tham gia.

Từ đó chọn ra công nghệ quản lí sự kiện có thể giải quyết tất cả yêu cầu của bạn.

Thiết lập thông tin cơ bản về sự kiện. Chọn chủ đề, quyết định những khách mời tham gia – người có thể mang đến nội dung hấp dẫn.

Một đội ngũ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, người có thể giúp sự kiện diễn ra trơn tru. Tập trung vào các vị trí liên quan đến công nghệ. Bao gồm bên cung cấp những công nghệ cần sử dụng cho sự kiện ảo, bộ phận phụ trách âm thanh và đội quay phim, phát sóng trực tiếp( nếu cần).

Đừng quên lập kế hoạch cho những nhu cầu đặc biệt  chõ mỗi sự kiện.

Ví dụ: Với những người tham dự không thông thạo tiếng Việt, bạn cần yêu cầu thêm phiên dịch hoặc phụ đề chi tiết.

2. Chuẩn bị thiết bị và địa điểm

Đảm bảo đủ thiết bị bạn cần cho một sự kiện ảo. Ở mức cơ bản, ngoài máy tính xách tay và đường truyền internet ổn định, bạn cần đầu tư vào micro hoặc headset cho MC và nghệ sĩ biểu diễn.

Đối với các sự kiện qui mô nhỏ, đèn vòng có thể giúp chiếu sáng cải thiện tầm nhìn trong một không gian nhất định. Nếu bạn muốn tổ chức tại những địa điểm có diện tích lớn hơn, hãy nâng cấp hệ thống chiếu sáng để có những hình ảnh chất lượng cho sự kiện.

Đề xuất máy ảnh chất lượng cao cho sự kiện ảo của bạn.

Ví dụ: Máy ảnh Pan Tilt Zoom( PTZ)  rất dễ sử dụng và có thể điều khiển từ xa, cho phép bạn quay xung quanh phòng, thay đổi góc, hoặc phóng to người nói và nghệ sĩ biểu diễn.

Thiết lập sân khấu cho sự kiện ảo. Cân nhắc xem nó sẽ trông như thế nào đối với các khán giả trực tuyến bằng cách thiết lập máy ảnh vào các buổi rehearsal trước sự kiện.

Hybrid Event Shinhan 2020
Shinhan – Award Ceremony 2020

Lưu ý: Nếu bạn đang tổ chức một sự kiện kết hợp, hãy xem xét vị trí của những người tham dự trực tiếp và cách họ có thể di chuyển xung quanh mà không cản trở tầm nhìn của những người tham dự ảo.

Phân phát những tài liệu bổ sung. Nếu người tham sự cần tài liệu, hoặc các vật dụng thủ công để tham dự sự kiện thì bạn cần đảm bảo đã gửi đủ trước đó cho toàn bộ người tham dự.

Tại sao tiện ích bổ sung lại giúp nâng cấp sự kiện ảo? Cùng giải ngố trong bài viết kế tiếp.

3. Chuẩn bị và thực hiện kế hoạch theo ngày

Liên hệ diễn giả trước sự kiện, đảm bảo rằng họ đã nắm rõ thông tin cần thiết của sự kiện và cách đăng nhập vào nền tảng sự kiện.

Thống nhất lịch trình sự kiện để MC và nghệ sĩ biểu diễn biết thời điểm nào họ sẽ xuất hiện.

Một profile thật sự ấn tượng của diễn giả sẽ tăng thêm phần thu hút cho sự kiện.

Tạo một kế hoạch dự phòng trong trường hợp có sự cố kỹ thuật. Bạn có thể giảm thiểu tác động của nó bằng cách làm việc chặt chẽ với nhóm phụ trách công nghệ để họ sẵn sàng đối phó với bất cứ tình huống nào. Kiểm tra kĩ các thiết bị và phần mềm sẽ sử dụng để giảm thiếu khả năng xảy ra sự cố.

4. Kiểm tra toàn bộ

Tốc độ internet chậm là lỗi thường gặp trong sự kiện ảo. Chạy kiểm tra tốc độ để xác nhận rằng tốc độ internet của bạn đủ nhanh để hỗ trợ công nghệ của bạn và phát trực tiếp.

Kiểm tra tất cả các góc máy và ánh sáng để xác nhận cách hiển thị của sự kiện trên web.

Kiểm tra micro để đảm bảo âm thanh không bị gián đoạn và lẫn tạp âm. Điều chỉnh mức âm thanh của MC và nghệ sĩ biểu diễn chắc chắn rằng mọi người đều có thể nghe rõ ràng trong suốt sự kiện.

Diễn tập như thể sự kiện đang diễn ra. Đảm bảo các yếu tố âm thanh, ánh sáng và  khung hình hiển thị người xem đều thích hợp.

Virtual Event Santen 2020
Santen – Xmas 2020

5. Bước hoàn thiện cuối cùng cho ngày diễn ra sự kiện ảo

Tập hợp tất cả diễn giả và nghệ sĩ biểu diễn để kiểm tra các thiết bị lần cuối. Nhanh chóng tìm ra những điểm khó khăn với công nghệ và thiết bị sử dụng.

Xem lại lịch trình sự kiện, cập nhật lại nếu có bất kì sự thay đổi, để đảm bảo sự kiện được liền mạch.

Kiểm tra kĩ xem thông tin đăng nhập và và truy cập của người tham dự có chính xác không để bắt đầu sự kiện không xảy ra sự cố.

Giải pháp giúp bạn thực hiện một sự kiện ảo như mong đợi.

Cùng chờ đợi bài viết thú vị tiếp theo. Đừng ngần ngại liên hệ BS Group để nhận được tư vấn :

Các bài viết đáng quan tâm

COMBO QUÀ TẶNG SỨC KHỎE MÙA GIÃN CÁCH CHO DOANH NGHIỆP

Chia sẻ, bsgrouptt August 4, 2021

4 SAI LẦM PHỔ BIẾN KHI PHÁT TRỰC TIẾP SỰ KIỆN

Chia sẻ, bsgrouptt July 7, 2021

CHECKLIST CẦN NẮM TRƯỚC KHI BẮT ĐẦU SỰ KIỆN ẢO

Chia sẻ, bsgrouptt June 9, 2021

5 LƯU Ý ĐỂ CÓ FAMILY DAY ĐƯỢC LÒNG CẢ NHÀ

Chia sẻ, bsgrouptt June 1, 2021

HỌP TRỰC TUYẾN: BẠN BIẾT ĐƯỢC TỚI ĐÂU?

Virtual Event, bsgrouptt May 22, 2021

HỌP TRỰC TUYẾN: GIẢI PHÁP SỰ KIỆN DOANH NGHIỆP

Virtual Event, bsgrouptt May 13, 2021