TÓM LẠI LÀ, BẠN CÓ THỰC SỰ HIỂU HỌP TRỰC TUYẾN?

Bạn đã nghe rất nhiều về hình thức họp trực tuyến, cũng từng tham gia các buổi họp như thế ở công ty.

Nhưng liệu bạn có đủ tự tin để tổ chức một buổi họp trực tuyến đúng như mong đợi, khi có quá nhiều cách biệt với hình thức họp truyền thống và mỗi hình thức họp trực tuyến sẽ có những cách thức tổ chức khác nhau.

Cùng khám phá những kiến thức thông qua chuỗi bài viết về Virtual event mà chúng tôi sẽ mang đến, giúp bạn có cái nhìn tường tận hơn về hình thức họp trực tuyến, để đưa ra những lựa chọn chính xác hơn.

Nhu cầu triển khai họp trực tuyến đến từ đâu?

Khi tình hình dịch đã trở nên tốt hơn thì nhu cầu triển khai cuộc họp trực tuyến vẫn sẽ như “dòng chảy không ngừng” luôn tồn tại trong doanh nghiệp bởi sự phát triển của công nghệ và những ưu thế mà hình thức này mang lại.

Không bó buộc thời gian, không gian, không phát sinh nhiều chi phí, người tham gia họp vẫn dễ dàng trao đổi thông tin qua các thiết bị và phần mềm chuyên dụng bằng cách kết nối với nhau qua Internet hoặc mạng nội bộ.

Những hoạt động được tổ chức định kì của doanh nghiệp:

• Check-in hằng ngày.
• Buổi lên kế hoạch.
• Buổi chia sẻ thông tin.
• Training.
• Hội thảo trực tuyến.
• Hội nghị.
• Làm việc từ xa.

Hoặc những cuộc họp quan trọng cần được tiến hành đúng như kế hoạch như buổi họp bàn về mục tiêu và chiến lược phát triển theo năm tài khóa của doanh nghiệp.

Đặc tính cần có của họp trực tuyến đúng yêu cầu

• Trực quan: không cần biết quá nhiều về kĩ thuật người dùng vẫn có thể kết nối nhanh chóng và dễ dàng, để cuộc họp bắt đầu đúng giờ mà không cần thực hiện các bước đăng nhập phức tạp.
• Đáng tin cậy & chất lượng cao: Các cuộc họp luôn được kết nối mọi thiết bị và người dùng có thể nghe rõ người tham dự, bất kể bạn hay họ sử dụng thiết bị nào.
• Chia sẻ màn hình: các ứng dụng và màn hình được chia sẻ cho phép người tham dự cuộc họp đọc kĩ hơn cũng như tính năng bảng trắng kĩ thuật số và chỉnh sửa trong thời gian thực.
• Hội nghị truyền hình: kết nối vô cùng dễ dàng với những nhân viên từ các khu vực địa lí và múi giờ khác nhau.
• Tin nhắn tức thời: Trao đổi thông tin cuộc họp một cách nhanh chóng, linh động trước trong và sau cuộc họp, và không làm gián đoạn trong suốt quá trình diễn ra cuộc họp, giúp tối đa hóa năng suất.
• Thao tác đăng nhập đơn giản: bỏ qua bước nhập mật khẩu phức tạp tạo sự thoải mái cho người tham dự. Đảm bảo không một ai gặp khó khăn khi bắt đầu cuộc họp.

Những lưu ý để có buổi họp thành công

Chọn đúng công cụ: Đây là bước đầu tiên để bắt đầu họp trực tuyến.

Đưa ra các mục tiêu phải giải quyết: cải thiện sự hợp tác của đội nhóm, tối đa hóa thời gian tập trung cùng nhau và đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ.

7 lời khuyên giúp triển khai buổi họp thành công:

 1. Chuẩn bị và chia sẻ thông tin cuộc họp trước khi bắt đầu

Thực hiện qua mail hoặc các nền tảng cộng tác nhóm khác để kết nối và chia sẻ thông tin cho mọi người trên cùng một nền tảng. Trước một cuộc họp, bạn có thể giới thiệu các thành viên trong nhóm và chia sẻ vai trò của họ trong dự án sắp tới.

2. Truyền thông rõ ràng về mục tiêu và nội dung của cuộc họp

Tạo ra các cuộc thảo luận và hội thoại về các chủ đề liên quan đến cuộc họp. Giúp loại bỏ sự nhầm lẫn bằng cách phác thảo mục tiêu và mong đợi ​​trước đó.

3. Bắt đầu đúng giờ

Đừng để người tham dự cảm thấy ngần ngại khi dùng công nghệ trong cuộc họp trực tuyến. Đây cũng là cách tôn trọng thời gian quý giá của mọi người.

4. Trao quyền cho mọi người tham gia

Đảm bảo rằng mọi người đều có thể đưa ra ý kiến của mình thông qua các giải pháp họp trực tuyến, cho phép chia sẻ thông tin trước, trong và sau cuộc họp ảo, cho dù đó là các tài liệu và tệp, chia sẻ màn hình hoặc video.

5. Đảm bảo mọi người đều tham gia

Các giải pháp hội nghị video cho phép bạn đọc các tín hiệu phi ngôn ngữ và biết khi nào nên chuyển qua một chủ đề khác, hoặc đào sâu thêm bằng cách đặt câu hỏi thăm dò.

6. Kiểm soát các vấn đề thảo luận ngoài chủ đề

Để cuộc họp có thể kết thúc đúng giờ, chúng ta cần phải theo dõi để đảm bảo chỉ có các vấn đề quan trọng được giải quyết.  Tạo một hub/ phòng/ chức năng khác dành riêng nội dung ngoài chủ đề để thảo luận sau nếu thời gian cho phép trong cuộc họp hoặc chia sẻ các chủ đề đó trong phòng thảo luận.

7. Kết thúc bằng các hành động và đúc kết rõ ràng

Đặc biệt với nhiều cuộc họp có lịch trình dài hạn, điều quan trọng là cần đảm bảo công việc sẽ có tiến triển sau khi mỗi cuộc họp kết thúc. Các hành động/đúc kết rõ ràng cho người tham dự, cũng như ngày thảo luận dự kiến ​​sẽ giữ mọi người trên cùng một nền tảng với các bước tiếp theo và đảm bảo bỏ sót bất kì điều gì.

Dành cho bạn đang cần tổ chức họp trực tuyến

Hãy nhớ, một khi đã lựa chọn giải pháp hội nghị trực tuyến bạn phải đảm bảo được tính thực tế cao và tính hiệu quả mang đến cho doanh nghiệp.

Đừng ngần ngại liên hệ BS Group để nhận được tư vấn :

• 𝐅𝐚𝐧𝐩𝐚𝐠𝐞: https://www.facebook.com/BSGROUPAGENCY
• 𝐇𝐨𝐭𝐥𝐢𝐧𝐞: 0918 177 138
• Email: info@bsgroup.com.vn
• Website: www.bsgroup.com.vn